Être conforme au RGPD : Plus qu'une obligation, une nécessité

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est une réglementation sur la protection des données personnelles et de la vie privée. Il s'agit de la loi la plus stricte en matière de confidentialité et de sécurité dans le monde. Le RGPD vise à réglementer le traitement des données personnelles par les organisations, en plaçant les clients aux commandes de leur propre traitement de données. Les organisations du monde entier s'efforcent de garantir que leurs opérations sont conformes aux réglementations du RGPD. Cependant, la quantité croissante de données personnelles collectées par les entreprises fait de la la conformité au RGPD une perspective décourageante, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME).

Dans cet article, nous présentons le catalogue de données : un outil qui facilite la conformité au RGPD. Après avoir définis les réglementations du RGPD, nous expliquerons comment les catalogues de données peuvent être utilisés de manière stratégique pour faciliter la conformité aux exigences du RGPD.

Qu'est-ce que le RGPD ?

Avant de présenter les principes de protection des données, revenons sur les termes clés avec lesquels il est important de se familiariser lorsqu’on parle de règlement général sur la protection des données:

• Données personnelles : Toute information qui concerne une personne physique identifiée ou identifiable. Cela inclut les noms, adresses email, informations de localisation, ethnicité, genre, etc.
• Personne concernée : Une personne physique dont les données sont traitées. Il s'agit généralement de clients ou de visiteurs de sites web.
• Sous-traitant des données: Une personne ou une organisation qui traite des informations personnelles, selon les instructions d'un responsable de traitement.
• Responsable du traitement : La personne qui décide pourquoi et comment les données personnelles seront traitées. Si vous êtes responsable de traitement, vous êtes responsable de vous conformer au RGPD. Vous devez être en mesure de démontrer la conformité aux principes de protection des données et de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que vos traitements sont effectués conformément au règlement général sur la protection des données.

Si vous utilisez des données personnelles au sein de votre entreprise, vous êtes tenu de respecter les sept principes de protection et de responsabilité énoncés à l'article 5.1-2 :

• Licéité, loyauté et transparence : Les données personnelles doivent être traitées de manière licite, équitable et transparente par rapport à la personne concernée.
• Limitation des finalités : Le traitement des données personnelles doit être réalisé pour des finalités spécifiques, explicites et légitimes.
• Minimisation des données : Vous devez collecter des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire pour les finalités spécifiées.
• Exactitude : Vous devez conserver les données personnelles exactes et à jour.
• Limitation de la conservation : Vous ne pouvez conserver les données permettant d'identifier une personne seulement que pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité spécifiée.
• Intégrité et confidentialité : Vous devez traiter les données personnelles de manière à garantir une sécurité, une intégrité et une confidentialité appropriées.
• Responsabilité : Le responsable de traitement est en charge de la démonstration de la conformité au RGPD concernant l'ensemble de ces protections.

Qui est soumis au RGPD ?

Malheureusement, très peu d'entreprises peuvent échapper à la conformité à la réglementation sur la confidentialité et la sécurité. En fait, le RGPD s'applique à :

• Toute organisation opérant dans l'Union européenne
• Toute organisation en dehors de l'Union européenne qui propose des biens ou des services à des clients ou des entreprises dans l'Union européenne.

Cela signifie que presque toutes les grandes entreprises du monde ont besoin d'une stratégie de conformité au règlement général sur la protection des données.

Comment un catalogue de données facilite-t-il rapidement la conformité au RGPD ?

Les responsables de traitement des données sont chargés de lourdes responsabilités, c'est pourquoi il est indispensable qu'ils disposent d'une plateforme de gestion des métadonnées. C'est là que le catalogue de données entre en jeu. Gartner, une société de recherche spécialisée, définit le concept de catalogue de données de la manière suivante :

"Le catalogue de données fournit un contexte permettant aux responsables des données, aux data analysts, aux data et scientists et à d'autres utilisateurs  de trouver et de comprendre les ensembles de données pertinents dans le but d'extraire de la valeur commerciale." Gartner, Augmented Data Catalogs 2019.

Un catalogue de données fournit une vue unifiée des actifs de données, vous permettant de créer un système de gouvernance des données agile et simple. Mais concrètement, comment peut-il faciliter la gouvernance des données et la conformité au RGPD ?

1. Contexte et métadonnées - Description et tagging

Un catalogue de données vous permet de contextualiser les informations et de créer une page similaire à celle de Wikipédia pour chaque actif de données de l'entreprise. Vous y trouverez des informations telles que les noms des tables et des colonnes, les dernières mises à jour, les propriétaires, les utilisateurs fréquents, et la description des datasets et les tags associés.

Les nouveaux catalogues de données, tels que CastorDoc, ont la capacité de propager les tags ou les descriptions d'informations personnelles (PII) dans l'ensemble de la base de données. Cela facilite la documentation des infrastructures de données volumineuses.

Comment cela aide-t-il à la conformité au RGPD ?

La capacité de contextualiser les informations facilite le respect des principes de limitation des finalités et de loyauté. Ces principes indiquent que les données personnelles doivent être traitées pour des finalités spécifiques et légitimes, et que vos actions doivent correspondre à ce qui a été décrit à votre personne concernée. Par exemple, en vertu du RGPD, un détaillant peut traiter les adresses email des clients pour la livraison des produits, mais pas à des fins commerciales.

Le catalogue de données fournit une description des ensembles de données et du tagging intelligent, offrant des définitions claires sur la manière dont les informations peuvent être utilisées légalement. Le système de description et de tagging est également utile en ce qui concerne le principe de limitation du stockage. En effet, un catalogue de données peut identifier les informations qui ne devraient pas être conservées. À des fins réglementaires, des dates d'expiration sont généralement spécifiées pour les enregistrements des utilisateurs. Conserver ces enregistrements au-delà des seuils imposés expose l'organisation à de lourdes amendes. Un catalogue de données évite cela en utilisant des balises de métadonnées pour gérer le cycle de vie des données.

2. Traçabilité des données

Un logiciel de gestion des données permet de comprendre la traçabilité des données, y compris leur source et les transformations auxquelles elles ont été soumises.

Comment cela aide-t-il à la conformité au RGPD ?

Cette fonctionnalité peut être utilisée comme un outil de responsabilité. Le RGPD exige des responsables de traitement des données qu'ils démontrent leur conformité aux réglementations. Si vous cherchez à être conforme au RGPD mais ne pouvez pas le prouver, vous risquez de lourdes amendes. La gouvernance des données et la conformité au RGPD sont simplifiées grâce à un catalogue de données qui offre une représentation graphique de la traçabilité des actifs de données, fournissant ainsi une piste d'audit tout au long de leur cycle de vie. Ces informations peuvent également être exportées vers Excel, CSV, PDF ou tout autre format de données.

3. Mise à jour continue et automatique

Un logiciel de catalogue de données moderne se met à jour automatiquement tout en permettant aux utilisateurs de le modifier et de rester informés.

Comment cela aide-t-il à la conformité au RGPD ?

Grâce à cette fonctionnalité, vous n'avez pas à vous soucier du respect du principe d'exactitude. Vous pouvez dire adieu au processus fastidieux de cataloging manuel. Un catalogue de données assure une mise à jour continue et automatique, garantissant que les données personnelles sont toujours précises et à jour.

4. Gestion des accès

Les catalogues de données modernes offrent des fonctionnalités de gestion des accès, vous permettant de restreindre l'accès aux actifs de données. Cela fonctionne en attribuant des rôles spécifiques aux utilisateurs, qui sont des ensembles prédéfinis de permissions. En pratique, un utilisateur ne peut accéder à un ensemble de données que s'il en a la permission.

Comment cela aide-t-il à la conformité au RGPD ?

Cette fonctionnalité garantit le respect de l'intégrité et de la confidentialité, ainsi qu'un traitement des données personnelles conforme aux exigences de sécurité et de confidentialité. En tant que responsable de traitement, vous pouvez facilement contrôler l'accès aux informations sensibles.

5. Utilisation des données - historique des requêtes

CastorDoc est une plateforme de gestion des données qui propose des fonctionnalités d'utilisation des données, vous permettant de voir exactement qui a utilisé les données et quelles actions ont été effectuées. Cela est rendu possible par un parser SQL qui répertorie toutes les requêtes effectuées par les utilisateurs de données au sein de l'entreprise.

Comment cela aide-t-il à la conformité au RGPD ?

Il s'agit probablement de l'outil de responsabilité le plus important, garantissant le respect des principes de licéité, de loyauté et de transparence. Cette fonctionnalité permet au data controller de suivre les risques et les violations de sécurité. Vous pouvez rapidement vérifier si les employés ont utilisé les données conformément à la loi. Le data controller peut prouver facilement sa conformité au RGPD en montrant l'historique des requêtes.

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